Кто такой персональный секретарь?
Секретарь – это человек, чья работа состоит из ведения календаря и файлов, ответов на телефонные звонки, набора писем и других канцелярских функций.
Личный секретарь помогает семьям, важным персонам, королевским персонам или деловым людям управлять их делами. Такие секретари, которые нанимаются на работу частным лицом, работают только на это частное лицо и выполняют разнообразные задачи, помогая им управлять своей деловой и личной жизнью.
Личный секретарь должен справляться с множеством задач с большой точностью и должен развивать хорошие отношения со своим работодателем.
Это включает в себя понимание предпочтений и интересов работодателя. Кроме того, личный секретарь должна иметь прекрасные организационные и коммуникационные навыки.
Некоторые административные помощники занимаются планированием поездок, составлением графика встреч и написанием повседневных писем.
Другие же выполняют роль проектных лидеров или офис-менеджеров и выполняют сложные задачи, такие как управление бюджетом и ведение бухгалтерии, поддержка сайта и организация поездок.
Каковы обязанности персонального секретаря?
Составление графика работы
Личный секретарь занимается расписанием своего работодателя. Секретарь должен составлять график встреч, командировок, интервью и отпуска. Чтобы составлять график работодателя, личный секретарь использует календарные планнеры. Компьютерные программы также помогают выполнять это задание. Личный секретарь часто общается с людьми, подтверждая или отменяя встречи и другие запланированные мероприятия. Личный секретарь должен уметь адаптироваться к постоянно меняющемуся графику и расставлять приоритеты, чтобы внимательно спланировать и организовать самые важные встречи. Также личный секретарь планирует поездки, в том числе бронирует билеты на самолет, транспорт и отель.
Канцелярские обязанности
Личный секретарь набирает текст писем, пишет под диктовку, отправляет имейлы, пишет протоколы собраний, пишет отчеты, готовит презентации и материалы для встреч и отвечает на звонки. Личный секретарь должен иметь хорошие навыки письма и набора текста. Умение быстро и грамотно писать и набирать текст является необходимым для любого личного секретаря. Получая звонки и вопросы от посетителей офиса работодателя, личный секретарь является своего рода вратарем, решая, кто может получить доступ к занятому работодателю. Личный секретарь должен обеспечивать, чтобы работодатель не принимал нежелаемых посетителей и не получал ненужных звонков.
Совершение покупок
Личные секретари зачастую занимаются распределением бюджета и совершают покупки для своего работодателя. Они часто имеют доступ к банковским счетам и кредитным картам частных лиц и компаний, чтобы заказывать продукты, товары для офиса и оплачивать услуги, такие как химчистка, ремонт офисного оборудования, содержание автомобиля и уборку. Они также платят за отели, билеты на самолет, кейтеринг и бронирование конференц-залов. Личные секретари зачастую управляют бюджетом, составленным их работодателем, или составляют свой собственный бюджет, основываясь на предпочтениях работодателя.
Обязанности связывающего звена
Личные секретари выступают своего рода связывающим звеном между работодателем и его персоналом и клиентами. Секретари от имени работодателя отвечают на обычные и электронные письма и отправляют их, звонят и отвечают на звонки, передают важную информацию другим людям. Иногда секретари представляют своего работодателя на встречах и мероприятиях. Личные секретари дают поручения от имени работодателя и передают его просьбы другим сотрудникам. По просьбе работодателя, некоторые личные секретари также нанимают на работу другой персонал.
Каковы преимущества наличия персонального ассистента?
Организация Ваших дел и жизни Вашей семьи.
Наши соискатели имеют:
· справку об отсутствии судимости
· проверенные сертификаты и дипломы
· пройденные личные собеседования
· минимум 3 рекомендации
· всю информацию о себе, отправленную вместе с подтверждением заявки
Для получения более подробной информации, или чтобы найти личного секретаря, либо подать заявку на должность личного секретаря, пожалуйста, обратитесь к консультантам агентства Morgan & Mallet International. Мы можем подобрать или найти посредством хэд-хантинга персонал для постоянной и временной / сезонной работы.
